Antwort in Kürze
Eine Zielzahl vom Sponsor ist ein Ausgangspunkt, keine Diagnose. Die Aufgabe der Define-Phase ist es, die Daten zu prüfen, festzustellen, was tatsächlich verbessert werden muss, und die Erwartung in ein konkretes, faktenbasiertes Problem, einen Umfang und einen Aktionsplan zu verwandeln.
„Wir müssen die OEE auf 85% bringen“
Wie oft habe ich das schon gehört? Ein Sponsor kommt mit einer Zahl — konkret, ambitioniert, oft im Vergleich zu einem anderen Werk oder einem Branchenbenchmark. Genau hier beginnt meine Rolle — und die wichtigste Phase jedes Projekts: Define.
Warum eine Zielzahl noch kein Problem ist
„OEE 85%“ sagt, wo das Unternehmen hin will. Es sagt nicht, was heute nicht funktioniert, warum die OEE auf dem aktuellen Niveau liegt oder welche Verluste — Verfügbarkeit, Leistung, Qualität — den größten Anteil daran haben. Ein Team, das ohne diese Antwort direkt in die Umsetzung springt, trifft meist ein Symptom, nicht eine Ursache. Das Ergebnis: viel Aktivität, wenig dauerhaftes Ergebnis.
Was in der Define-Phase tatsächlich passiert
In dieser Phase legen wir fest, womit sich das Team tatsächlich beschäftigen soll. In der Praxis sind es immer dieselben vier Elemente.
Datenprüfung. Wird die OEE überhaupt einheitlich über alle Linien hinweg berechnet? Sind die Quelldaten zuverlässig, oder handelt es sich um eine manuelle Erfassung mit Lücke zur Realität? Ohne diesen Schritt steht der Rest des Projekts auf unsicherem Boden.
Problemdefinition. Eine konkrete Aussage: welcher Prozess, welche Kennzahl, welche Lücke zum Ziel, seit wann das Problem besteht und wie groß es ist.
Umfang. Welche Linien, Schichten, Produkte oder Standorte sind vom Projekt erfasst — und ebenso wichtig, was bewusst außen vor bleibt.
Ziel. Messbar, zeitlich begrenzt und eindeutig mit einem Geschäftsergebnis verknüpft, nicht mit einem allgemeinen Slogan.
Rollenverteilung: Sponsor und Projektteam
Der Sponsor sagt, was er erwartet — und genau das ist die Rolle des Sponsors. Er kennt den geschäftlichen Kontext, weiß, warum das Thema Priorität hat, und hat das Mandat, Ressourcen zuzuteilen.
Unsere Rolle — als Projektleiter und Team — ist es, festzustellen, was tatsächlich verbessert werden muss und wie das zu erreichen ist. Nicht auf Basis von Annahmen oder Überzeugungen, sondern auf Basis von Daten, die vor Ort (Gemba) überprüft wurden. Diese Unterscheidung schützt das Projekt vor dem häufigsten Fehler: die Lösung eines Problems, das nie jemand präzise definiert hat.
Von der Erwartung zum Aktionsplan
Eine gut geführte Define-Phase endet mit einem Projektauftrag, auf den Team und Sponsor während des gesamten Projekts zurückgreifen können: ein klar definiertes Problem, Umfang, Ziel, Business Case und Prioritäten. Erst mit diesem Dokument in der Hand gehen wir zum Sponsor zurück — mit einem konkreten, faktenbasierten Vorschlag für Maßnahmen, statt mit einem Versprechen rund um eine Zahl, die noch niemand erklären kann.
Genau hier entscheidet sich, ob die folgenden Phasen — Measure, Analyze, Improve, Control — am richtigen Problem arbeiten. Ein Fehler, der in der Define-Phase gemacht wird, ist genau jetzt, zu Beginn, am günstigsten zu beheben. Später kostet er am meisten.
Autor
Andrzej Smoleński — Produktions- und Betriebstransformationsmanager, Lean Six Sigma Master Black Belt. Mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Prozessen, Teams und Managementsystemen.