Antwoord in het kort
Een streefcijfer van de sponsor is het startpunt, geen diagnose. De taak van de Define-fase is om data te verifiëren, vast te stellen wat werkelijk verbetering behoeft, en een verwachting om te zetten in een concreet, op feiten gebaseerd probleem, scope en actieplan.
„We moeten OEE naar 85% brengen”
Hoe vaak heb ik dit al gehoord? De sponsor komt met een getal — concreet, ambitieus, vaak vergeleken met het resultaat van een andere fabriek of met een waarde uit een branchebenchmark. En precies op dat moment begint mijn rol en de belangrijkste fase van elk project: Define.
Waarom een streefcijfer nog geen probleem is
„OEE 85%” zegt waar het bedrijf wil zijn. Het zegt niet wat er vandaag niet werkt, waarom OEE op het huidige niveau ligt, of welke verliezen — beschikbaarheid, prestaties, kwaliteit — hierin het grootste aandeel hebben. Een team dat direct in actie komt zonder dit antwoord, raakt meestal een symptoom, niet de oorzaak. Het resultaat: veel activiteit, weinig blijvend resultaat.
Wat er werkelijk gebeurt in de Define-fase
In deze fase stellen we vast waar het team zich daadwerkelijk mee moet bezighouden. In de praktijk zijn dit altijd dezelfde vier elementen.
Dataverificatie. Wordt OEE überhaupt consistent berekend op alle lijnen? Zijn de brondata betrouwbaar, of zijn het handmatige registraties met een kloof ten opzichte van de werkelijkheid? Zonder deze stap staat de rest van het project op onzekere grond.
Probleemdefinitie. Een concrete verklaring: welk proces, welke indicator, welke kloof ten opzichte van het doel, sinds wanneer het probleem zich voordoet en wat de omvang ervan is.
Scope. Welke lijnen, shifts, producten of locaties vallen binnen het project — en, even belangrijk, wat er bewust buiten de scope blijft.
Doel. Meetbaar, met een tijdskader, eenduidig gekoppeld aan het bedrijfsresultaat, niet aan een algemene slogan.
Verdeling van rollen: sponsor en projectteam
De sponsor zegt wat hij verwacht — en dat is de juiste rol van de sponsor. Hij kent de zakelijke context, weet waarom het onderwerp prioriteit heeft, heeft het mandaat om middelen toe te wijzen.
Onze rol — die van projectleider en team — is om vast te stellen wat werkelijk verbetering behoeft en hoe dat te bereiken. Niet op basis van aannames of overtuigingen, maar op basis van data die op de gemba zijn geverifieerd. Dit onderscheid beschermt het project tegen de meest voorkomende fout: het oplossen van een probleem dat niemand precies heeft gedefinieerd.
Van verwachting naar actieplan
Een goed uitgevoerde Define-fase eindigt met een projectcharter waarnaar het team en de sponsor gedurende het hele project kunnen terugkeren: een duidelijk gedefinieerd probleem, scope, doel, business case en prioriteiten. Pas met zo'n document in de hand keren we terug naar de sponsor met een concreet, op feiten gebaseerd voorstel voor actie — in plaats van een belofte rond een getal dat nog niemand kan verklaren.
Precies hier wordt beslist of de volgende fasen — Measure, Analyze, Improve, Control — aan het juiste probleem gaan werken. Een fout gemaakt in Define is nu, aan het begin, het goedkoopst te herstellen. Later kost het het meest.
Auteur
Andrzej Smoleński — manager productie en operationele transformatie, Lean Six Sigma Master Black Belt. Meer dan 20 jaar ervaring in het ontwikkelen van processen, teams en managementsystemen.